Manajemen & SIM 2
Makalah “Data Resource Manajemen”
(Microsoft Access 2007)
2KA19
Data Resource Management
Teknik
Dasar Management Basis Data
Basis data merupakan kumpulan data yang saling
berhubungan (relasi). Relasi biasanya ditunjukan dengan kunci dari tiap file
yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama
bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri
dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu
pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis
data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :
1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented
2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa
perlu mengubah basis datanya
3. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun
strukturnya
4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara
mudah
5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda
Prinsip utama basis data adalah pengaturan data dengan
tujuan utama fleksibelitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali. Adapun
Tujuan basis data diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Efisiensi meliputi speed, space dan accurancy.
2. Menangani data dalam jumlah besar.
3. Kebersamaan pemakaian (Sharebility).
4. Meniadakan duplikasi dan inkonsistensi data.
Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis
data dan sistem
manajemen basis data (SMBD). Komponen-komponen sistem basis data meliputi :
1. Perangkat Keras (Hardware) sebagai pendukung operasi
pengolahan data.
2. Sistem Operasi (Operating System) atau perangkat lunak
untuk mengelola basis data.
3. Basis data (Database) sebagai inti dari sistem basis
data.
4. Sistem Manajemen Basis Data (SMBD).
5. Pemakai (User).
6. Aplikasi lain.
Perangkat untuk menjaga abstraksi data dikenal dengan
sebutan data model. Data model merupakan kumpulan konsep yang dapat digunakan
untuk menggambar struktur data. Struktur basis data meliputi tipe data,
relationship, dan beberapa syarat yang harus dipenuhi basis data.
Ada beberapa definisi yang umum digunakan dalam basis data, yaitu :
1. Entitas adalah orang, tempat, kejadian atau konsep
yang informasinya direkam. Pada bidang Administrasi Siswa misalnya, siswa,
buku, pembayaran.
2. Atribut biasa disebut juga data elemen, data field,
atau data item yang digunakan untuk menerangkan suatu entitas dan mempunyai
harga tertentu, misalnya atribut dari entitas pegawai diterangkan oleh, nama,
umur, alamat, pekerjaan.
3. Data Value (Nilai Data) : Data aktual atau informasi
yang disimpan pada tiap data, elemen, atau atribut. Atribut nama pegawai
menunjukan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, nilai datanya
misalnya adalah Anjang, Arif, Suryo, dan lain-lain yang merupakan isi data nama
pegawai tersebut.
4. File/Tabel : Kumpulan record sejenis yang mempunyai
panjang elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda nilai datanya.
5. Record/Tuple : Kumpulan elemen-elemen yang saling
berkaitan menginformasikan tentang suatu entitas secara lengkap. Satu record
mewakili satu data atau informasi.
Persyaratan
Basis Data
Ada beberapa ketentuan yang harus diperhatikan pada
pembuatan file basis data agar dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis
data, yaitu:
1. Redudansi dan inkonsistensi data : Penyimpanan data
yang sama dibeberapa tempat disebut redundansi, hal ini menyebabkan pemborosan
dan menimbulkan inkonsistensi data (data tidak konsisten) karena bila terjadi
perubahan terhadap data maka data harus dirubah dibeberapa tempat, hal ini
tentunya tidak efisien.
2. Pengaksesan data : Data dalam basis data harus siap
diakses oleh siapa saja yang membutuhkan dan mempunyai hak untuk mengaksesnya.
Oleh karena itu perlu dibuat suatu program pengelolaan atau suatu aplikasi
untuk mengakses data yang dikenal sebagai DBMS.
3. Data terisolasi untuk standarisasi : Jika data
tersebar dalam beberapa file dalam bentuk format yang tidak sama, maka akan
menyulitkan dalam menulis program aplikasi untuk mengambil dan menyimpan data,
oleh karena itu data dalam satu database harus dibuat satu format sehingga
mudah dibuat program aplikasinya.
4. Masalah keamanan (security) : Tidak setiap pemakai
sistem basis data diperbolehkan untuk mengakses semua data, misalnya data
mengenai gaji pegawai hanya boleh dibuka oleh bagian keuangan dan personalia,
sedang bagian gudang tidak diperkenankan untuk membukanya. Keamanan dapat
diatur dan disesuaikan baik ditingkat basis data atau aplikasinya.
5. Masalah integritas (Integrity) : Basis data berisi
file yang saling berhubungan, masalah utama adalah bagaimana kaitan antar file
tersebut terjadi meski diketahui bahwa file A terkait dengan file B, namun
secara teknis ada field yang mengaitkan kedua file tersebut oleh karena itu
field kunci tidak dapat diabaikan dalam merancang suatu basis data.
6. Multiple user : Salah satu alasan basis data dibangun
adalah karena nantinya data tersebut digunakan oleh banyak orang, baik dalam
waktu berbeda maupun bersamaan sehingga kebutuhan akan basis data handal yang
mendukung banyak pemakai perlu dipertimbangkan.
7. Data independence (kebebasan data) : Pada aplikasi
yang dibuat dengan bahasa pemrograman seperti BASIC misalnya, apabila program
telah selesai dibuat dan ternyata terjadi perubahan terhadap struktur file maka
program tersebut harus diubah, ini artinya program tersebut tidak bebas
terhadap database yang ada. Berlainan dengan paket DBMS apapun yang terjadi
pada struktur file, setiap kali hendak melihat data cukup dengan utility LIST.
Ini artinya perintah DBMS bebas terhadap database karena apapun perubahan
terhadap database, semua perintah akan stabil tanpa ada yang perlu diubah. Data
independence dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu :
8. Phisycal Data Independence : Kebolehan untuk mengubah
pola fisik database tanpa mengakibatkan suatu aplikasi program ditulis kembali.
Modifikasi pada level fisik biasanya hanya pada saat meningkatkan daya guna.
9. Logical Data Independence : Kebolehan mengubah pola
konseptual tanpa mengakibatkan suatu aplikasi program ditulis kembali.
Modifikasi pada level konseptual teristimewa saat struktur logika database
berubah, ditambahkan atau dikurangi.
Microsoft Acces 2007
Sebagai contoh, aplikasi yang digunakan adalah
Microsoft Access 2007 :
Cara membuat database dari Microsoft Access 2007
Database adalah file data yang berisi objek seperti
tabel, query, report dan lainnya. Pada tampilan awal dari program Acces 2007,
kita dapat membuat sebuah Database baru atau membuka database yang telah dibuat
sebelumnya.
Berikut Langkah-Langkahnya:
Langkah 1
Klik Menu Start-All Program – Ms. Office – Ms.Access
2007
Langkah 2
Klik Blank Database, tentukan lokasi penyimpanan dan
nama database, klik tombol Create
Maka akan tampil area kerja Ms. Access 2007,
·
Office Button
adalah pengganti menu file yang biasa anda temukan pada versi sebelumnya
·
Quick Access
Toolbar adalah customizable yang berisi perintah-perintah penting seperti save,
undo, redo dan masih banyak lagi perintah yang dapat anda tambahkan sendiri
sesuai dengan keperluan.
·
Ribbon merupakan
pengganti Toolbar yang sering anda temukan pada versi sebelumnya.
·
Database Object
merupakan objek-objek yang telah diaktifkan dan digunakan dalam sebuah database.
Contohnya seperti : Table, Form, Report, Macro dll.
·
Object Preview :
Tampilan object yang anda aktifkan seperti table, form, report, dll
·
View Shortcut :
adalah fitur dalam Access 2007 yang berguna untuk mengubah tampilan objek
dengan mode tertentu sesuai dengan objek yang digunakan. Contohnya: Design
View, Layout View, DataSheet View, Form View dll.
A. Membuat Table
Menggunakan DataSheet View
Tabel Data Mahasiswa PalComTeh
Berikut langkah-langkahnya:
Langkah 1
·
Masih pada
jendela Ms. Acces 2007 yang aktif
·
Ketika anda membuat
database baru, sebuah tabel secara otomatis akan tampil didalam Preview
object
·
Klik tombol
Close untuk menutup jendela tab Table 1 yang aktif, dengan cara klik tombol
Close yang terletak di sudut kanan atas.
Langkah 2
Anda dapat membuat tabel baru, dengan cara klik Create
– Table dalam group Tables,
Maka tabel baru akan tampil, untuk mengganti nama field pada tabel dengan cara double klik pada nama field tersebut,
Field baru akan tampil disebelah kanan field Nama,
lanjutkan dengan memberi nama field lainnya.
Langkah 3
Jika telah selesai klik Datasheet – View – Design
View,
Langkah 4
Kotak dialog Save As akan tampil, simpan tabel dengan
nama tb_mahasiswa dan klik Ok.
Anda dapat melihat keterangan tabel yang dibuat yaitu
nama field, tipe data, penggunaan primary key dan lainnya.
Langkah 5
Kembali ketampilan seblumnya, klik Design – View –
Datasheet View,
Langkah 6
Masukan data kedalam Field-field yang telah
disediakan.
Langkah 7
Untuk menambah, mengedit atau pindah data record,
dapat menggunakan fungsi record yang disediakan dibawah jendela object.
Menambahkan,
Menghapus, Menyisipkan Field
Cara menambah atau menyisipkan field adalah sebagai berikut :
·
Misalkan anda
ingin menyisipkan field email, dengan data fieldnya text dan diletakkan sebelum
field telepon.
·
Aktifan/tempatkan
kursor pada field telepon lalu klik.
·
Klik insert rows
di tab design atau klik kanan lalu pilih insert rows.
Cara menghapus field adalah sebagai berikut :
·
Misal hapus
field email.
·
Aktifkan/tempatkan
kursor pada field email lalu klik.
·
Klik deelete
rows di tab design atau klik kanan lalu pilih delete rows.
Cara mengganti nama suatu tabel yang pernah dibuat sebelumnya, maka caranya adalah:
·
Klik kanan pada
salah satu nama tabel yang sudah dibuat
·
Klik RENAME
·
Gantilah nama
tabel sesuai yang diinginkan
Kekurangan
dan solusi
Terdapat
beberapa masalah seperti masalah yang di sebabkan karena korup atau kerusakan dalam database
Microsoft acces. Beberapa penyebab utama
database korup adalah sistem shutdown yang tidak benar, MS Office kerusakan,
kesalahan manusia, dan serangan virus. Cara mudah untuk menyingkirkan semua
masalah yang disebabkan posting korupsi database adalah dengan memulihkan data
dari file cadangan dan diperbarui. Sementara sebagian besar pengguna database
membuat dan menyimpan file Backup database mereka pada lokasi yang aman
(biasanya pada media penyimpanan yang lain), kemungkinan dari file cadangan
semakin rusak masih ada. Untuk mengakses data dalam situasi tersebut, akan perlu menggunakan aplikasi Perbaikan
akses database Microsoft acces . utilitas yang komprehensif dapat memperbaiki
database Anda.
Ada
juga kekurangan Microsoft acces seperti
kurang bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi
yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi system
manajemen basis data yang bersifat client/server seperti Microsoft sql server.
Daftar Pustaka
Tidak ada komentar:
Posting Komentar